1. Vertragsparteien und Geltungsbereich
Auftraggeber ist der jeweilige landwirtschaftliche Betrieb oder das Unternehmen, das Lohnify für betriebliche Zwecke nutzt und diesen Vertrag wirksam annimmt (nachfolgend „Kunde“). Auftragsverarbeiter ist Dennis Scheka, LOHNIFY – Agrar App, Am Herrensee 53, 15344 Strausberg, Deutschland, E-Mail: lohnify.app@gmail.com (nachfolgend „Lohnify“).
Dieser Vertrag gilt nur, soweit Lohnify personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet. Die Verwaltung eines eigenständig registrierten privaten Nutzerkontos durch Lohnify ist davon zu unterscheiden. Ein Mitarbeiter kann sich privat registrieren und anschließend über die registrierte E-Mail-Adresse einem Betrieb zugeordnet bzw. von diesem eingeladen werden. Für die betriebsbezogene Verarbeitung ist grundsätzlich der Betrieb Verantwortlicher.
2. Gegenstand, Dauer und Weisungen
Gegenstand ist die technische Bereitstellung, Speicherung, Organisation, Anzeige, Sicherung im vereinbarten Umfang, der Export und die Löschung betriebsbezogener personenbezogener Daten in LOHNIFY. Dieser AVV gilt für die Verarbeitung im Auftrag des Kunden während eines aktiven Geschäftsabonnements und, soweit betriebliche Auftragsdaten nach dessen Ablauf im weiterhin bestehenden Betriebskonto gespeichert werden, auch während der vorübergehenden Deaktivierung bis zur endgültigen Betriebskontolöschung oder einer anderweitig rechtlich gebotenen Löschung. Die Kündigung oder das Auslaufen des Abonnements allein beendet die vereinbarte Speicherung nicht und löst keine automatische Löschung der betrieblichen Daten aus.
Die Aufbewahrung während der Deaktivierung dient der vom Kunden gewählten Möglichkeit einer späteren Reaktivierung und Wiederverwendung seiner betrieblichen Daten. Sie erfolgt auf dokumentierte Weisung des Kunden im Rahmen dieses AVV und der Kontoeinstellungen. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, dass die weitere Speicherung seiner Beschäftigten- und Kundendaten erforderlich und rechtmäßig ist, prüft seine Aufbewahrungs- und Löschfristen und kann die endgültige Betriebslöschung veranlassen. Zwingende Löschpflichten, Betroffenenrechte und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Lohnify verarbeitet Auftragsdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, einschließlich in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer, soweit keine gesetzliche Verpflichtung entgegensteht. Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, der Konfiguration und zulässigen Anfragen des Kunden. Lohnify informiert den Kunden, falls eine Weisung nach seiner Auffassung gegen Datenschutzrecht verstößt.
3. Art und Zweck der Verarbeitung
Zwecke sind die betriebliche Mitarbeiter- und Arbeitszeitverwaltung, Auftrags- und Kundenverwaltung, Verwaltung gespeicherter Kunden- und Einsatzstandorte, Erstellung und Aufbewahrung von Kundenrechnungen, betriebliche Organisation sowie Datei- und Fotodokumentation. Die konkreten Zwecke innerhalb dieser Funktionen legt der Kunde fest.
GPS-Positionen werden ungefähr minütlich nur während aktiver Zeiterfassung erhoben und dem berechtigten Betrieb live angezeigt. Nach Beendigung ist keine Standortverlaufsansicht verfügbar; die gespeicherten GPS-Daten werden nach 30 Tagen gelöscht. Die davon unabhängigen, vom Betrieb angelegten Kunden- und Einsatzstandorte unterliegen nicht automatisch dieser 30-Tage-Frist.
4. Pflichten und Rechte des Kunden
Der Kunde entscheidet über Zwecke und Rechtsgrundlagen der betrieblichen Datenverarbeitung, erfüllt Informationspflichten gegenüber Beschäftigten, legt Berechtigungen fest und erteilt rechtmäßige Weisungen. Er prüft insbesondere die Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit der Standorterfassung und etwaige arbeitsrechtliche Mitbestimmung.
Der Kunde bleibt für Anfragen betroffener Personen und für die Rechtmäßigkeit der in die App eingegebenen Daten verantwortlich.
5. Vertraulichkeit und Sicherheit
Lohnify verpflichtet Personen mit Zugriff auf Auftragsdaten zur Vertraulichkeit und beschränkt Zugriffe auf erforderliche Zwecke. Lohnify trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO; die näheren Maßnahmen stehen in Anlage 2.
Lohnify überprüft die Angemessenheit der Maßnahmen und passt sie bei Bedarf an, ohne das vereinbarte Schutzniveau wesentlich zu unterschreiten.
6. Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für die in Anlage 3 bezeichneten Unterauftragsverarbeiter, soweit diese tatsächlich Auftragsdaten verarbeiten. Lohnify verpflichtet Unterauftragsverarbeiter zu Datenschutzpflichten, die den Anforderungen des Art. 28 DSGVO entsprechen.
Lohnify informiert den Kunden mindestens 30 Kalendertage vor einer beabsichtigten Hinzuziehung oder Auswechslung eines Unterauftragsverarbeiters per E-Mail an die im Geschäftskonto hinterlegte Adresse. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Bei berechtigtem Widerspruch bemühen sich die Parteien um eine zumutbare Lösung; andernfalls kann die betroffene Leistung beendet werden.
7. Drittlandübermittlungen
Soweit Auftragsdaten außerhalb des EWR verarbeitet werden, stellt Lohnify sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen nach Kapitel V DSGVO erfüllt sind, beispielsweise durch einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich.
Ein europäischer Firestore-Speicherort bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Firebase-Dienste ausschließlich im EWR verarbeiten. Die tatsächlichen Dienst-, Standort- und Transferkonfigurationen sind vor Vertragsabschluss zu prüfen.
8. Unterstützung und Datenschutzvorfälle
Lohnify unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei Betroffenenrechten, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen nach Art. 32 bis 36 DSGVO, soweit die Informationen bei Lohnify verfügbar sind.
Lohnify meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Auftragsdaten dem Kunden unverzüglich nach Bekanntwerden und stellt verfügbare Informationen zur Art des Vorfalls, zu möglichen Folgen und zu ergriffenen Maßnahmen bereit.
9. Nachweise und Kontrollen
Lohnify stellt dem Kunden die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht angemessene Prüfungen einschließlich Inspektionen durch den Kunden oder einen beauftragten Prüfer.
Kontrollen erfolgen unter angemessener Vorankündigung, unter Wahrung von Geschäftsgeheimnissen, Sicherheitsanforderungen und Rechten Dritter. Gesetzlich erforderliche Prüfungsrechte werden nicht ausgeschlossen.
10. Kündigung, Deaktivierung, Reaktivierung, Export und Löschung
Die Kündigung eines monatlichen Geschäftsabonnements ist von der endgültigen Löschung des Betriebskontos zu unterscheiden. Die kostenpflichtigen Funktionen bleiben bis zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums nutzbar. Danach wird der kostenpflichtige Zugang deaktiviert. Das Betriebskonto und seine betriebsbezogenen Daten bleiben für eine mögliche Reaktivierung gespeichert; eine Abokündigung allein ist keine Löschweisung. Bei Abschluss eines neuen Abonnements kann der berechtigte Betrieb wieder auf die zuvor gespeicherten Daten zugreifen.
Die weitere Speicherung während der Deaktivierung erfolgt nach der im Vertrag dokumentierten Weisung des Kunden und nur, soweit sie datenschutzrechtlich zulässig bleibt. Der Kunde muss insbesondere die Erforderlichkeit der Aufbewahrung von Mitarbeiter- und Kundendaten prüfen und Löschanfragen oder gesetzlich vorgeschriebene Löschfristen beachten. Lohnify unterstützt rechtmäßige Lösch- und Berichtigungsweisungen auch während einer Deaktivierung. Die gesonderte automatische Löschung der erfassten GPS-Positionen nach 30 Tagen läuft unabhängig vom Abonnementstatus weiter.
Vor der endgültigen Löschung des Betriebskontos stellt Lohnify dem berechtigten Betriebsadministrator eine Exportmöglichkeit für die dem Betrieb zugeordneten Daten bereit, insbesondere Kunden und Ansprechpartner, Aufträge, gespeicherte Kunden- und Einsatzstandorte, Mitarbeiterzuordnungen und Arbeitszeiten, betriebliche Rechnungen sowie zugehörige Dateien und Dokumente. Der Betrieb erhält Gelegenheit, den Export durchzuführen und zu prüfen. Die endgültige Löschung setzt eine gesonderte ausdrückliche Bestätigung voraus. Der Betrieb ist für die Erfüllung eigener gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, insbesondere für selbst ausgestellte Rechnungen, verantwortlich.
Nach der ausdrücklichen Löschbestätigung entfernt Lohnify die dem Betrieb zugeordneten Auftragsdaten aus den produktiven Systemen, einschließlich betrieblicher Firestore-Datensätze, Unterkollektionen und Storage-Dateien, und hebt die Mitarbeiterzuordnungen auf. Eigenständige Privatkonten von Mitarbeitern und Daten anderer Betriebe bleiben bestehen. Lohnify bestätigt die erfolgreich abgeschlossene Löschung per E-Mail; fehlgeschlagene Teilschritte werden nachbearbeitet und nicht als abgeschlossen gemeldet.
Soweit technisch bedingte Sicherungskopien nicht sofort einzeln bereinigt werden können, werden die betroffenen Daten bis zur Entfernung nach dem dokumentierten Sicherungs- und Löschzyklus vor produktiver Wiederverwendung geschützt. Eigene Vertrags-, Zahlungs- und Steuerunterlagen von Lohnify werden, soweit rechtlich erforderlich, getrennt nach den hierfür geltenden Fristen aufbewahrt. Rechtlich zwingende Löschpflichten oder wirksame Weisungen können auch vor einer endgültigen Betriebskontolöschung die Löschung einzelner Daten erfordern.
11. Rangfolge und Vertragsschluss
Dieser AVV ergänzt den jeweiligen Nutzungsvertrag über die betriebliche Nutzung von Lohnify. Bei Widersprüchen hinsichtlich der Auftragsverarbeitung geht dieser AVV vor, soweit zwingendes Recht nichts anderes verlangt.
Der AVV kann elektronisch abgeschlossen werden. Für den tatsächlichen Abschluss muss die Annahme durch den berechtigten Kunden nachweisbar dokumentiert werden (z. B. Version, Zeitstempel, Kundenkennung). Die bloße Bereitstellung dieser HTML-Seite begründet noch keinen Vertrag.
Anlage 1 – Verarbeitung und betroffene Personen
Betroffene Personengruppen: Beschäftigte, betriebliche Nutzer, Kunden des Betriebs (einschließlich Privatkunden), Ansprechpartner von Geschäftskunden sowie gegebenenfalls Personen, die in Aufträgen, Rechnungen, Fotos und Dokumenten genannt werden.
Datenkategorien: Namen, Kontakt- und Adressdaten, betriebliche Zuordnungen, Arbeitszeiten und Tätigkeiten, Auftrags- und Leistungsdaten, gespeicherte Kunden- und Einsatzstandorte, GPS-Koordinaten während aktiver Zeiterfassung, Rechnungsdaten (z. B. Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Dokumente), Fotos, Dateien und technische Zugriffsmetadaten, soweit im Auftrag verarbeitet.
Nicht Gegenstand dieses AVV sind grundsätzlich die eigenverantwortlich von Lohnify verarbeiteten privaten Kontoregistrierungsdaten, eigene Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie rein private Zeiterfassung ohne betriebliche Zuordnung.
Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Zugriffskontrolle: Anmeldung über Firebase Authentication; rollen- und betriebsbezogene Zugriffsbeschränkung auf Daten. Firestore- und Storage-Sicherheitsregeln sind technisch zu prüfen und regelmäßig zu testen.
Übertragung und Speicherung: HTTPS/TLS für Datenübertragungen und Verschlüsselung gespeicherter Daten nach den tatsächlich eingesetzten Infrastrukturmaßnahmen; beschränkte Administratorrechte und geschützte Zugangsdaten.
Verfügbarkeit, Deaktivierung, Export und Löschung: Die Kündigung eines Geschäftsabonnements deaktiviert nach Ende des bezahlten Zeitraums nur den kostenpflichtigen Zugang; betriebliche Daten bleiben im bestehenden Betriebskonto zur Reaktivierung gespeichert, soweit rechtlich zulässig. GPS-Daten werden unabhängig davon nach 30 Tagen gelöscht. Vor der endgültigen Betriebslöschung kann der Betrieb seine Daten exportieren. Danach werden betriebliche Firestore- und Storage-Daten serverseitig gelöscht, Mitarbeiterzuordnungen aufgehoben und private Mitarbeiterkonten erhalten. Die Löschung wird erst nach erfolgreicher Durchführung per E-Mail bestätigt. Firestore-PITR und geplante Backups sind nach der zuletzt geprüften Konfiguration nicht aktiviert; sonstige technische Kopien sind damit nicht ausgeschlossen. Das Sicherungs- und Löschkonzept muss die tatsächliche Infrastruktur abbilden.
Verfahren: Sicherheitsvorfälle, Zugriffsrechte, Löschfehler, Änderungen und Nachweise werden angemessen dokumentiert. Die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig auf Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf aktualisiert.
Anlage 3 – Unterauftragsverarbeiter und weitere Anbieter
Google/Firebase (Google-Unternehmensgruppe): Cloud Firestore, Firebase Storage, Firebase Authentication, Cloud Functions, Cloud Messaging, App Check sowie Crashlytics, soweit im jeweiligen Produktivbetrieb verwendet. Maßgeblich sind die jeweils anwendbaren Google-Vertragsbedingungen und die veröffentlichte Unterauftragsverarbeiterliste. Konkrete Dienstkonfigurationen und Speicherorte werden in der technischen Dokumentation geführt.
STRATO: Hosting der öffentlichen Marketing-Website. Nur dann Unterauftragsverarbeiter dieses AVV, wenn dort tatsächlich betriebliche Auftragsdaten verarbeitet werden; reine Website-Besucherdaten fallen grundsätzlich nicht darunter.
Stripe: Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung; die Rollen können je nach Verarbeitung unterschiedlich sein. Stripe ist nicht automatisch Unterauftragsverarbeiter für Mitarbeiterdaten.
FormSubmit: Weiterleitung von Nachrichten aus dem öffentlichen Kontaktformular; nur relevant für diesen AVV, soweit betriebliche Auftragsdaten darüber verarbeitet werden. Eine Übermittlung sensibler Mitarbeiterdaten über das Kontaktformular sollte vermieden werden.